El Secretario Ejecutivo en la gerencia moderna
Un secretario ejecutivo es aquella persona, generalmente un profesional en el área de competencia, que tiene como labor fundamental el poder establecer un orden alrededor de la gerencia o presidencia de una empresa o corporación.
Más allá de lo que se cree, un secretario ejecutivo(a) no es sencillamente una mujer que toma notas, sino que en el mundo moderno tiene funciones que van más allá, con alta confianza de trabajo, y está dentro del personal de confianza del cuerpo ejecutivo.
Pueden ser la mano derecha de un funcionario de cargo público, así como gerenciales; además proporcionan apoyo directo con una asesoría constante en la toma de decisiones.
Su perfil debe ser en función del campo de trabajo, así, por ejemplo, en una empresa dedicada a la gerencia de bienes o servicios, el secretario ejecutivo, idóneamente, debería ser un administrador o contador, quizás economista.
Pero si es un cargo alrededor de la gerencia pública en gestión de obras, es posible que un ingeniero con perfil administrativo es el más adecuado para el empleo.
Ellos planifican, organizan, coordinan y llevan toda la agenda de sus jefes o grupo ejecutivo, para entonces, encaminar las actividades, de acuerdo a un cronograma preestablecido.
Pero más allá de eso, por lo que general, un secretario ejecutivo tiene, o mucha experiencia, o tiene una excelente perspectiva de la profesión en el contexto empresarial que le rodea.
A tal punto que tiene la capacidad para actuar como representante en caso de la ausencia de sus jefes inmediatos y tiene “luz verde” para coordinador actividades de relaciones públicas cuando así las circunstancias así lo requieran.
Secretario y Asistente
Cabe señalar que, al día de hoy, se habla más del Asistente Ejecutivo, pero en honor a la verdad, es un Secretario Ejecutivo el cargo como señalado para tales funciones, pero que con el pasar de los años el termino de secretario es considerado como de menor rango.
De igual forma, vamos a referirnos al termino de forma indistinta, pues al final de cuentas, es el mismo cargo, sólo que dependiendo de la corporación, será designado de un nombre u otro ese cargo.
Fíjense algo, en el portal de empleos es.ideed.com hay una oferta de trabajo, donde el término combina la ambigüedad “Se solicita Asistente Secretaria Ejecutiva”.
La oferta describe que el interesado o interesada debe ser graduado o licenciado en veterinaria, ingeniería en agronomía o forestal; con formación en ofimática para realizar tareas administrativas con la confección de documentos e informes.
Además, gestionar bases de datos, cálculos, presentaciones gráficas.
Valoran la experiencia en recursos ganaderos, así como para trabajar en equipo y coordinación del recurso humano y administración pública.
El salario: De 1200 a 2100 euros al mes, de acuerdo al nivel profesional.
Los interesados pueden hacer clic en el siguiente enlace para mayor información https://es.indeed.com/jobs?q=secretario%20ejecutivo&l=Espa%C3%B1a&vjk=2726fb289b9ad492
Amplio conocimientos
Como verán, tal como lo hemos comentado, el asistente ejecutivo debe tener conocimiento en el área de acción donde fungirá como parte del personal de confianza. Por lo tanto, es un profesional integral, que se fusiona con las responsabilidades administrativas.
Entre los aspectos generales del Secretario Ejecutivo, destaca que debe ser percibido como una persona con mucha atención en el ámbito que se desenvuelve, más allá de lo que hace o no el resto del personal, es la visión empresarial.
De tal forma que asesora y asiste en la toma de decisiones que serán vitales para el futuro corporativo o de bienestar económico.
Pero además, cuenta con amplias capacidades de relaciones públicas, para lo cual requiere de buen desenvolvimiento oral así como mucha atención en el entorno.
Por lo tanto, para poder cubrir el cargo, debe poseer un perfil profesional, aunque no es excluyente, pues hay muchos secretarios ejecutivos empíricos, que debido a su experiencia son capaces de determinar decisiones.
Pero la tendencia actual, y sobre todo por parte de las agencias reclutadores de empleos, buscan secretarios ejecutivos con un perfil bastante claro: profesionales en administración, dirección de empresas, comunicación, contabilidad o carreras afines.
Otro aspecto a considerar es la experiencia, pues por lo general piden unos 3 a 5 años de experiencia en el área con dominio de paquetes ofimáticos, así como dominar un segundo idioma; sobre todo, inglés o francés.
Otro detalle que quizás no gusta tanto es que, por ser personal de confianza, los renglones de horarios varían mucho de acuerdo a las reuniones, jornadas de informes y tareas extras que se cumplen fuera del horario común.
Por ser secretario ejecutivo, depende mucho de la movilidad que tenga el jefe, a veces, se requiere viajar para cumplir con amplias jornadas de reuniones o propuestas de proyectos y planes. Realmente, si es una empresa grande, el trabajo será constante.
Perfil del Secretario Ejecutivo
Un secretario ejecutivo es el “utility” gerencial, pues debido a su conocimiento y lo involucrado que está con la empresa, conoce casi todos los procesos. Desde la ubicación de los archivos y notas de contratos hasta aperturas de cuentas y balances trimestrales.
Por lo tanto, el Secretario Ejecutivo debe ser:
- Realmente muy organizado, capaz de priorizar las actividades, tiempo, y trabajar bajo presión.
- Debe manejar la central telefónica o en su defecto, tener conocimiento para dirigir el personal que lo hace de forma directa.
- Tener un buen discurso y alta capacidad para escuchar y retener ideas para que sean cumplidas.
- Ser creativo, proactivo y con mucho entusiasmo para iniciar o reiniciar las tareas durante la jornada.
- Tener capacidad resolutiva entre el personal y problemas de orden administrativo.
- Tener capacidad de transcripción con alta velocidad en el manejo de los equipos tecnológicos. Si es posible manejo de cuentas en redes sociales.
- Tener buena presencia y ser aseado.
- Ser una persona con mucha capacidad de confidencialidad y ser honesta.
El perfil tendrá algunas variaciones de acuerdo al campo laboral donde se desenvuelva, no olvide que cada cargo tiene su tendencia en función del área donde esté.
No será igual ser un secretario ejecutivo en un medio de comunicación, a serlo en un consorcio de bienes y raíces.